Kurumsallaşma işletmenin faaliyetlerini kişilere bağımlı olmaksızın sürdürebilmesi ve geliştirebilmesi için yapılan bir oluşumdur.

İşletmelerde sürdürülebilirlik olma özelliği esastır. Faaliyetler sırasında işletmenin çeşitlim departmanlarında görev değişikliği normal olarak yaşanmaktadır. İşte işletmenin bu tür değişikliklerden etkilenmeden faaliyetlerine devam edebilmesi için oluşturulan yapı kurumsallaşmadır. Farklı bir bakış açısıyla kurumsallaşma, işletmenin tüm stratejik kararlarına ve faaliyetlerine yön veren vizyon, ana amacı ve üstlendiği ana görevini tanımlayan misyon, faaliyetlerini yürütürken uyacağını beyan ettiği kavramları içeren ilke ve değerler, faaliyetini yürütürken izlediği yol ve yöntemleri yansıtan politikalar ve hedeflerine ulaşmak için sürdüreceği uygulamalar açısından belirli bir niteliğe, canlılığa ve sürekliliğe sahip olmasıdır.

Kurumsallaşmada esas amaç işletmenin (patron, yönetici, önemli çalışan gibi) kimselerin ve onların şahsi katkılarıyla oluşan yönetimden ayrılarak sürekli duruma getirilmesidir. Bir işletmenin önemli noktalarında insanlardan ziyade onların yokluğunda faaliyetlerin devam etmesi, problem yaşanmaması ve sistemin aynı şekilde devam etmesi sağlamaktır.

İşletmeler bazıları haricinde bir iş planı kullanarak faaliyete başlamazlar. Özellikle bir girişimcinin sınırlı olanaklarıyla yola çıkarak kurulan tek veya birden çok kişi ile kurulan ve aile bireylerinin katılımıyla plansız büyüyen yapılar şeklindedir.

Yukarıdaki formatta faaliyete başlayan işletmeler büyüdükçe birtakım problemlerle karşılaşır. İse başlarken bir planları da olmadığından sorunlar çoğalır ve parça parça çözülmeye çalışılır. Ancak problemler çoğaldıkça işletme zora girer. Daha sonra ise kurucuların etkisinden kurtularak birtakım krizler kaçınılmaz duruma gelir, hatta bazı işletmeler kaybolur. Özellikle aile işletmelerinin yaşam sürelerinin kısa olması, günümüz iş dünyasında şöyle bir değerlendirmenin yapılmasına neden olmuştur: “Aile işletmelerini birinci nesil kurar, ikinci nesil miras alır ve durumu idare eder, üçüncü nesil ise bitirir, yani satarak kalanıyla yaşamına devam etmeye çalışır.”

Kurumsallaşma işletmelerin büyüme döneminde ihtiyaç duyulan bir yapıdır. Belirli bir iş yükü faaliyetlerini sürdürebilmesi için zorunlu hale gelir. Büyümekte olan işletmeler içlerinde bulunduğu sıkıntıları ve yaşadığı sorunları fark eder ve konu hakkında bilgi sahibidir. Patron, işlerin başlangıçta firmayı kurarken olduğu gibi iyi gitmediğinden; firmasının sorunlar nedeniyle itibar kaybettiğinden, çalışanların ise yeterince gayret sarf etmediğinden; çocuğu gibi büyüttüğü firmasının son zamanlarda hastalandığından şikâyet etmekte, kendi hayatı sona erince firmanın da kapanmamasını istemektedir. Bunun yanında, çocuklarının firmayı sahiplenmek istemediğinden hayıflananlar da mevcuttur.

Çalışanlar ise, patronun kendilerinden istediği işleri zamanında yetiştiremediklerinden; mevcut iş yükünün altında ezildikleri halde patronun ek personel istihdam etmediğinden; izin kullanamadıklarından, tatil yapamadıklarından; hak ettikleri ücreti alamadıklarından dem vurmaktadırlar.

Bütün bu sorunlar dolayısıyla işletmenin kurumsallaşma gereği tüm personel tarafından benimsenir. Burada önemli olan kurumsallaşma hakkında herkesin bilgi sahibi olmamasıdır.

KURUMSALLAŞMA

İşletme bir bütün olduğuna göre, ona uygulanacak bir yapı değişikliğinin de tamamını kapsaması gerekecektir. Aksi takdirde gerçek bir değişim sağlanamaz. Kurumsallaşma da bir yapısal değişim olduğundan, bunun yukarıda bahsedilen her iki yapı öğesine de uygulanması gerekir. Tabiatıyla yapının farklı katmanları için düşünülen yapı değişiklikleri de farklı metotlar ile yapılmak zorundadır.

KURUMSALLAŞMA YAKLAŞIMI

Kurumsallaşmada yapılacak değişiklikler için uygulanacak yöntem ve yaklaşım çok önemlidir. Çünkü bu faktörler sonucu etkileyecektir.

DEĞİŞİM SÜRECİ

Türk Dil Kurumu süreç kelimesini, “aralarında birlik olan veya belli bir düzen veya zaman içinde tekrarlanan, ilerleyen, gelişen olay ve hareketler dizisi” olarak tanımlamaktadır. İş dünyasında yaygın olarak kullanılan tanım ise: “Bir girdiyle başlayan, iç ve dış kaynakların kullanıldığı, müşteriden gelen talep ile bu girdiye bilgi, hammadde, finans gibi katma değer ekleyerek belirli bir çıktı üreten, birbiriyle bağlantılı adımlar dizisidir” şeklindedir.

Bu çalışmada kurumsallaşmanın bir süreç olarak nitelendirilmesinin nedeni, bu tanımlamadaki unsurları barındırıyor olmasıdır. Girdi, işletmenin ilk halidir. Müşteri işletmenin kurucusu (veya aile), çalışanları ve diğer paydaşlarıdır. Kaynaklar, insan gücü ve finanstır. Çıktı, işletmenin kurumsallaşmış halidir.

Kurumsallaşma işlemlerinde plan dahilinde işlemlere başlarken bir çizelge olmalıdır. Burada SMART prensibi uygulanır.

SMART

S – (Specific) hedefi ve metotları net bir şekilde belirlenmiş,

M – (Measurable) çıktıları nitelik ya da nicelik açısından ölçülebilir,

A – (Achievable) insan yeteneğiyle ulaşılabilir ve gerekli tüm kaynakları temin edilebilecek,

R – (Relevant) varılmak istenen hedefle ilgili olması ve

T – (Time Limited) zaman ile sınırlı demektir.

Kurumsallaşmaya giderken diğer süreçler gibi smart sürecini de bir sorumlusu bulunmalıdır. Kesinlikle ek görev şeklinde değil, ayrı bir iş olarak değerlendirilmelidir. Sonuç almak için görevlendirme olmazsa olmaz kuraldır. Bir diğer konu da üst yönetimin bu sürece vereceği destek tir.

Kurumsallaşma işlemi boyunca işletmede uyum sağlanması, hedeflerin belirlenmesi, yeni organizasyonun oluşumu, anlaşılır ve net olması, performans değerlendirmesi gibi kavramlar kurumsal kimliği oluşturacaktır.

İşletmelerin gelişmesi, sürekliliğin sağlanarak yeni nesillere devri için kurumsallaşma kesinlikle oluşmalıdır. Kurumsallaşma, aynı zamanda tüm süreçleri organize eder duruma gelecektir.

Kaynak: https://izdanis.wordpress.com/kurumsallasma/

Saygılarımla

ZAFER ÖZCİVAN

Ekonomist