Her işletmede toplantılar işletmenin hedeflerine ulaşıp ulaşmadığını, varsa yaşanan problemleri, önümüzdeki süreçte yapılması gereken faaliyetleri belirlemek amacıyla belirli zaman periyotlarında veya gerekli görülen hallerde yapılır. Bu toplantılar işletmenin tüm departmanlarını (Üretim, satış, finans, insan kaynakları gibi) kapsar.
Toplantılar en az 2 kişi ile yapılır. Maksimum kişi sayısı yoktur. Biz bu yazımızda satış toplantısını ele almaya çalışacağız. Örnek olarak;
X işletmesi üretim ve sadece Türkiye içinde 3 bölgede faaliyet gösteren bir yapıdadır ve satış örgütü aşağıdaki şekildedir.
A bölgesinde hedeflere ulaşılmış, ancak bir müşteri işletmenin ödeme kurallarına uymadan uzun vadeli ödeme yapmıştır. Ürün şikayetleri de söz konusudur.
B bölgesinde rakiplerden işletme bayilerine kendi bayileri olması yönünde yoğun baskı mevcuttur.
Yeni ürün talepleri olacağı tahmin edilmektedir.
C bölgesi ise işletmenin faaliyete yeni başladığı için hedeflere ulaşılamamıştır.
Bu durumda satış müdürü, tüm satış elemanları finans ve üretim sorumlularını da dahil ederek bir toplantı daveti hazırlayacaktır ve gündemi de kendilerine iletecektir. (Katılımcıların hazır gelmeleri açısından)
GÜNDEM
*A bölgesinde ödeme problemi olan müşteri hakkında alınacak tutum
*A bölgesinde yaşanan üretim şikayetleri
*B bölgesinde bayilere rakipler tarafından yapılan teklifler
*B bölgesinde oluşan yeni ürün talepleri
*C bölgesinde hedeflere ulaşabilmek için alınacak önlemler
Ayrıca toplantı tarihi, toplantı merkezi gibi bilgiler de davet yazısına eklenmelidir. Toplantıya mutlaka geri bildirim yapılmalı ki erteleme, saat değişikliği olasılığı olabilir.
Toplantı başlarken 1 kişi de toplantı süresince aşağıdaki şekilde tutanak hazırlayacaktır.
Tutanak örneği;
Toplantı tarihi: 2-12-2020
Toplantı ssati:10.00
Toplantı merkezi: İşletme merkezi Anadolu toplantı salonu
Katılım: Satış müdürü, A_B_C satış elemanları, Finans sorumlusu, üretim sorumlusu
Dağıtım: Tüm katılanlar ve yönetim kurulu
Gündem okunduktan sonra toplantı başlar ve her satış elemanı kendi bölgesinin sorunlarını anlatır.
Ancak buna finans sorumlusu o müşterinin şirkete kredi maliyetini arttırdığını ve çalışılmaması gerektiğini, üretim sorumlusu ise sadece bir bölgeden gelen yeni ürün talebinin yeterli olmadığını, tüm bölgelerden talep olursa konu önem kazanacağını, ürün şikayetleri için ise sadece bir bölgede olmasının anlamlı olduğunu, montaj hatası olabileceğini vurgular bölgesi için ise çeşitli fikirler ortaya atılır.
ALINAN KARARLAR
1-A bölgesindeki bayinin değişimi
2-Ürün şikayetlerinin yerinde araştırılması
3-Tüm bölgelerde yeni ürün talebi hakkında çalışma yapılması
4-C bölgesi için ise mevcut bayilere promosyon, ürün tanıtımı gibi destek verilmesi kararına varılmıştır.
Toplantı sonunda satış müdürü katılımcılara teşekkür eder ve toplantıyı sonlandırır.
Tutanak gerekli mercilere gönderilir.
Bu aşamadan sonra ikinci toplantının tahmini tarihi belirlenerek alınan kararların takibi satış müdürü tarafından yapılır ve yönetime bilgi aktarılır.
Saygılarımla
ZAFER ÖZCİVAN
